Im Folgenden stellen wir Ihnen spezifische Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der Hannover Rück und deren Vertretern, zur Registrierung und Nutzung unseres Aktionärsportals sowie zur Teilnahme an unserer Hauptversammlung zur Verfügung.
Im Übrigen verweisen wir auf unsere „Allgemeine Datenschutzerklärung gemäß Artt. 13 und 14 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)“ auf unserer Webseite.
Hannover Rück SE
Karl-Wiechert-Allee 50
30625 Hannover
E-Mail: Hauptversammlung[at]hannover-re.com
Den Datenschutzbeauftragten der Hannover Rück erreichen Sie per Post unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz - Datenschutzbeauftragter / Group Data Protection Officer - oder per E-Mail unter datenschutz[at]hannover-re.com.
Die Hannover Rück verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der einschlägigen Rechtsvorschriften über die Europäische Gesellschaft (SE) wie die sog. SE-Verordnung (SE-VO), des Aktiengesetzes (AktG) sowie weiteren maßgeblichen Rechtsvorschriften.
Die Aktien der Hannover Rück sind auf den Namen lautende nennwertlose Stückaktien. Nach § 67 AktG sind bei der Ausgabe von derartigen Namensaktien personenbezogene Daten in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen. Bei diesen handelt es sich um Vor- und Nachnamen, postalische und elektronische Adressdaten, Geburtsdatum des Aktionärs sowie Nennung der Stückzahl oder Aktiennummer. Der Aktionär ist nach § 67 Abs. 1 Satz 2 AktG verpflichtet, diese Angaben der Gesellschaft mitzuteilen. Diese Mitteilung erfolgt in der Regel durch die Kreditinstitute, die beim Erwerb bzw. Verkauf und bei der Verwahrung der Aktien mitwirken. Die Übermittlung an die Hannover Rück durch die Kreditinstitute erfolgt über die Clearstream Banking AG, Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Soweit Aktionäre personenbezogene Daten von Bevollmächtigten oder Vertretern der Hannover Rück mitteilen (z.B. im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung), werden diese Daten entsprechend erhoben und gespeichert (regelmäßig Vor- und Nachname sowie Anschrift).
Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt vorrangig zu aktien-, handels- und steuerrechtlichen Zwecken wie:
Die Datenverarbeitungen basieren auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 c) und Abs. 4 DSGVO in Verbindung mit dem Aktiengesetz, insbesondere §§ 67 ff. AktG und § 118a ff. AktG (Durchführung der virtuellen HV). Primär erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Hauptversammlung, um Ihnen die Ausübung Ihrer Rechte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zu ermöglichen (insbesondere für die Anmeldung, elektronische Stimmrechtsausübung und -bestätigung, die Erteilung, Änderung und den Widerruf von Vollmachten und ggf. Weisungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung, die Ausübung des Rede- und Auskunftsrechts im Wege der Videokommunikation und die elektronische Möglichkeit zur Einlegung von Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung sowie für die Verfolgung der vollständigen Übertragung der virtuellen Hauptversammlung in Bild und Ton).
In Einzelfällen verarbeitet die Hannover Rück Ihre Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Dies ist z.B. der Fall, wenn personenbezogene Daten zu statistischen Zwecken verarbeitet werden, etwa zur Entwicklung der Aktionärsstruktur oder der Handelsvolumina oder wenn bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausgenommen werden müssen, um Wertpapiervorschriften solcher Länder einzuhalten.
Soweit Sie das elektronische Anmeldeverfahren zur Hauptversammlung über unser Aktionärsportal nutzen, verarbeiten wir insoweit Ihre Daten mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) i. V. m. Art. 7 DSGVO. Ihre Einwilligung ist freiwillig. Sie können Ihre erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es uns im Falle Ihres Widerrufs ggf. ganz oder teilweise nicht mehr möglich ist, Ihnen das Aktionärsportal zur Verfügung zu stellen.
Bei der Nutzung des Aktionärsportals werden Daten in einem Log-File gespeichert (insb. IP-Adresse, Zeitstempel, getätigte Aktionen, Aktionärsnummer (verschlüsselt), Session ID, mögliche „error logs“), um das Portal sicher betreiben zu können.
Im Aktionärsportal werden zudem Cookies verwendet, die für den Betrieb des Portals unbedingt erforderlich sind. Der Einsatz von Cookies erfolgt ausschließlich durch Hannover Rück und nicht durch den Portaldienstanbieter selbst. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Telemedien-Datenschutzgesetz (TDDSG).
Folgende technische Cookies verwenden wir ohne Ihre explizite Zustimmung, da sie für den störungsfreien Betrieb unserer Website notwendig sind:
WebSessionID: Unterstützung Fehleranalysen / Untersuchung Cyberangriffe
JSESSIONID: Identifikation des Users bei Navigationsschritten innerhalb der Anwendung
HideCookieNotice: Steuerung der Ausblendung des Cookie-Banners
Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu verarbeiten, werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber vorher informiert.
Hauptversammlung (HV)
Die Hannover Rück verarbeitet im Rahmen der Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung die erforderlichen, im Aktienregister gespeicherten sowie im Rahmen der Anmeldung weitere mitgeteilte bzw. aus diesem Anlass von der jeweiligen Depotbank übermittelten Daten (insbesondere Vor- und Nachnamen, Wohnort oder Adresse, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung sowie Besitzart).
Die Hauptversammlung findet als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a Aktiengesetz (AktG) ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten statt (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter).
Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Hannover Rück diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Hannover Rück Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Hannover Rück zugänglich machen (Art. 56 Satz 2 und Satz 3 SE-VO, § 50 Abs. 2 SEAG, §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG).
Externe Dienstleister
Zur Führung des Aktienregisters sowie zur technischen Abwicklung der Hauptversammlung bedient sich die Hannover Rück externer Dienstleister. Beispiele für Dienstleister, die wir in diesem Zusammenhang beauftragen sind:
Weitere Empfänger
Im Rahmen der Hauptversammlung der Hannover Rück wird ein Teilnehmerverzeichnis erstellt, welches persönliche Daten der Teilnehmer enthält. Das Verzeichnis ist nach § 129 Abs. 4 AktG vor der ersten Abstimmung allen Teilnehmern, im Fall der virtuellen Hauptversammlung allen elektronisch zu der Versammlung zugeschalteten Aktionären und Vertretern von Aktionären zugänglich zu machen. Jedem Aktionär ist auf Verlangen bis zu zwei Jahren nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren.
Zudem werden bei der Ausübung von Aktionärsrechten personenbezogene Daten nach gesetzlichen Vorschriften offengelegt. Dies ist der Fall im Rahmen der Bekanntmachung von Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung (Art. 56 SE-VO i.V.m. § 124 Abs. 1 AktG) sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären (Art. 53 SE-VO i.V.m. §§ 126, 127 AktG). Soweit Aktionären während der virtuellen Hauptversammlung die Möglichkeit eingeräumt wird, Fragen im Wege elektronischer Kommunikation zu stellen, wird dies auf Grundlage Art. 53 SE-VO i.V.m. § 131 Abs. 1 und Abs. 1 f) AktG bekannt gegeben und verarbeitet. Darüber hinaus kann es gesetzlich notwendig werden, dass Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger wie etwa an Behörden zur Erfüllung bestimmter Tatbestände übermittelt werden (z. B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen, an Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden).
Eine Übermittlung personenbezogener Daten von Aktionären in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ist nicht vorgesehen. Sollten Ihre personenbezogenen Daten jedoch in Drittländer übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde, andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU- Standardvertragsklauseln) vorhanden sind oder dies aufgrund einer gesetzlich anerkannten Ausnahme für bestimmte Fälle erlaubt ist, z.B. wenn Aktionärsmitteilungen auch an Aktionäre in Drittstaaten übermittelt werden und diese Mitteilungen personenbezogene Daten enthalten (insb. Anträge zur Hauptversammlung unter Nennung des Namens des Antragsstellers) oder soweit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies gilt nicht, wenn und soweit uns gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B nach Aktiengesetz, § 257 Handelsgesetzbuch, § 8 Geldwäschegesetz oder § 147 Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichten oder die Daten für gerichtliche oder außergerichtliche Verfahren, beispielsweise im Falle von Anfechtungs- und Nichtigkeitsklagen, erheblich sind; in diesen Fällen speichern wir die Daten, solange die entsprechenden Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen oder bis zum rechtskräftigen oder anderweitig endgültigen Abschluss der entsprechenden Verfahren, einschließlich etwaiger Vollstreckungsverfahren.
Die im Aktienregister gespeicherten Daten werden während der Haltedauer gespeichert und nach vollständiger Veräußerung Ihrer Anteile auf Grundlage der gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zehn Jahre gespeichert und im Anschluss anonymisiert. Auf Basis der gesetzlichen Verjährungsrechtsgrundlagen kann dies zu einer Speicherung von drei bis dreißig Jahren führen (§ 199 BGB).
Für die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen anfallen, beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Sofern Sie den von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, ist es gesetzlich vorgeschrieben, die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§134 Abs. 3 Satz 5 AktG). Sofern möglich, werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert.
Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das fristauslösende Ereignis stattfindet (z.B. Ende der Aktionärseigenschaft).
Eine automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling ist aktuell nicht vorgesehen. Sofern eine automatisierte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf Sie beziehen, zu bewerten oder zu analysieren bzw. vorherzusagen, spricht man von Profiling. Bei Änderungen wird Sie die Hannover Rück entsprechend den rechtlichen Vorgaben hierüber informiert.
Sie können unter der oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen.
Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Weitere rechtliche Hinweise in Bezug auf Ihre Daten finden Sie in den Artt. 15 ff DSGVO und den §§ 67, 67 e AktG.
Unser Aktionärsportal erreichen Sie direkt oder über unsere Unternehmens-Homepage. Im Aktionärsportal haben Sie Zugriff auf die wesentlichen zu Ihrer Person im Aktienregister verzeichneten Angaben und können uns dort etwaige Berichtigungen mitteilen.
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung bei unserem Datenschutzbeauftragten unter der oben genannten Adresse widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben die Möglichkeit, sich an den Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten siehe oben) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Die für die Hannover Rück zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 (0511) 120 45 00
Telefax: +49 (0511) 120 45 99
E-Mail: poststelle[at]lfd.niedersachsen.de
Wir behalten uns vor, diese Hinweise zum Datenschutz im Rahmen der geltenden Gesetze jederzeit zu ändern.
Stand Februar 2024